1、由参展人员本人向当地公安部门的出入境管理局申领因私护照。如已有护照请确认护照有效期须在行程结束后六个月以上。
　　 2、我 公司在收到贵单位参展人员资料、摊位费及人员费全款后，统一向展览会主办方索要正式邀请函。
　　 3、参展人员收到邀请函后，便可自行送签。有些国家办理签证需要提前预约面签时间，如美国、德国等；有些国家则不需要，如英国等。面签预约电话由我公司办理。预约签证时通常需要提供申请人护照号、姓名、身份证号、出生日期。但需要注意的是，有些国家在签证高峰时段很难拨通电话。美国、德国等国家在每年年底及七、八月份为签证高峰期，申请人预约的面签时间可能为其拨通预约电话后 30 天，故需要提前提供相关资料预约。
　　 4、签证申请人应在其指定的使领馆与签证官面谈（按各国使领馆规定），许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州等地。也有些国家不接受本人预约，如日本，须申请人将材料送至指定签证代办机构统一办理。
　　 5、有些机构对申请人提供免面谈服务。如在北京申请德国签证时，若申请人五年内曾至少两次获得申根签证并用过此签证，可通过中信实业银行营业网点或德国工商总会北京代表处递交申请。
　　 6、交纳签证费：有些国家要求申请人在面签当天以现金形式交纳，也有些国家需提前交纳到指定代收银行交纳（如美国需提前交纳到中信实业银行）。
　　 7、办理签证所需材料：填写完整并贴好照片的签证表、护照、展览会主办方出具的邀请函原件、参展摊位证明、摊位费发票、申请人所在单位出具的经济担保函（在职证明）、申请人名片、身份证、户口本、结婚证书、在职证明、申请人所在单位营业执照复印件、信用证明以、所赴国家（地区）从事商务活动的证明文件、申请人曾去过其他国家签证页复印件、申请人所拥有的财产证明原件（如申请人购房、购车发票，有申请人署名的房产证、行驶本、银行存单及由银行打印的国际信用卡出入账明细）等。具体可参见各展览会通知，由项目负责人向参展人员提供。
　　 8、面签前请确认所提供签证材料的一致性（如邀请函上的日期及天数、日程安排和机票订单中的日期须相符，经济担保函、名片、营业执照复印件和签证表上的单位名称须完全一致等）。
　　 9、取签证，请确认签证生效日期、截止日期须与实际行程相符，所签出天数不得少于实际在外停留天数。